Gesetzeskonform und ISO-zertifiziert
Digitalisierung mit Dokumentenmanagementsystem
Dokumente (Rechnungen, Bestellungen, E-Mails - also jegliche Unterlagen) unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren. Alle Dokumente müssen in Aktenordnern abgelegt und archiviert werden. Oftmals werden dafür extra Lagerkapazitäten mit hohen Kosten angemietet. Der Zugriff auf diese wichtigen Dokumenten ist aus diesem Grund häufig sehr kostenintensiv, zeitaufwendig und unkomfortabel.
Mit einer Digitalisierung mit Dokumentenmanagementsystem können Sie diesen Prozess kostengünstig, schnell und komfortabel für Ihr Unternehmen verbessern. Alle Dokumente werden eingescannt, gespeichert und digital archiviert. Gesetzeskonform und ISO-zertifiziert!
Schritt 1:
Dokumentenerfassung
Dokumente werden erfasst, in dem sie zum Beispiel gescannt oder gespeichert werden. Das können u.a. die folgenden Dokumente sein:
Schritt 2:
Ablage der Dokumente
Die Dokumente werden in entsprechenden Ordnern abgelegt. Die Ablage erfolgt nach einem logischen Ablageplan.
Schritt 3:
Dokumenten Zugriff
Anschließend kann auf die Dokumente zugegriffen werden. Eine Volltextsuche hilft dabei, Dokumente einfach und schnell zu finden. Diese können dann weiter verwendet werden z.B. zum:
steigern sie die Produktivität
Die Vorteile des Dokumentenmanagements
Keine Aktenordner, keine langwierige Suche nach benötigten Dokumenten. Jedes Dokument wird durch die komfortable Volltextsuche sofort gefunden und auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Einfacher geht es nicht! Mit den archivierten Dokumenten können Sie jederzeit arbeiten und sie per E-Mail versenden oder ausdrucken. Weitere Informationen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
Zeit sparen
Ein digitales Dokumentenmanagement sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis. Sowohl im Ablegen als auch im Suchen von Dokumenten.
höhere Sicherheit
Digitale Ablagesysteme bieten eine höhere Sicherheit. Verschlüsselungen schützen vor Zugriff unberechtigter Personen.
Kostenersparnis
Kosten für Papier und Ordner fallen weg. Aber auch teils hohe Kosten für entsprechende Lagerstätten gehören der Vergangenheit an.